Bedrijfsvoering

We werken aan het steeds verder verbeteren van onze dienstverlening. De dienstverlening wordt steeds meer digitaal aangeboden voor onze inwoners. Ook binnen Burgerzaken worden grote stappen gezet. Door een nieuw systeem hebben we de mogelijkheid om de digitale dienstverlening verder te verbeteren, waardoor een inwoner zoveel mogelijk geholpen wordt bij het eenvoudig kunnen regelen van uiteenlopende zaken, zoals het doorgeven van een verhuizing. Binnen de KOM-gemeenten (Koggenland, Opmeer en Medemblik) werken we met dezelfde applicatie en zijn processen geharmoniseerd en geoptimaliseerd. Dit betekent dat we allemaal op dezelfde manier werken, waardoor we elkaars kennis kunnen benutten en we minder kwetsbaar zijn op het gebied van de verschillende expertises. Door de geautomatiseerde processen worden medewerkers minder belast met administratieve taken en krijgen zij meer ruimte om zich te richten op de complexe dienstverlening aan inwoners en het persoonlijk contact met inwoners.

Voorstellen werken wij verder uit om te laten zien waar Koggenland goed in is op basis van een imago-onderzoek. Verbetervoorstellen voor onze ondernemers op basis van de ondernemerspeiling worden opgesteld.

In 2020 zijn uitgaven gedaan voor invoering van het (digitale) inwonerpanel waardoor wij regelmatig de mening van onze inwoners kunnen peilen over bijvoorbeeld participatie en ombuigingen. De hal is publieksvriendelijker ingericht. Daarnaast is verbetering van onze klantcontacten (het klantcontactsysteem) uitgevoerd en heeft een telefonisch onderzoek naar onze dienstverlening plaatsgevonden. De resultaten van dat laatste onderzoek komen in 2021. De brede burgerpeiling is vervangen door invoering van een (digitaal) inwonerpanel.  In verband met de Covid-19 ontwikkelingen is besloten is om het imago-onderzoek niet (meer) uit te voeren. Het traject rond verbetering van onze website loopt tot in 2021.

Uw raad heeft bij de resultaatbestemming 2018 een krediet beschikbaar gesteld voor de nieuwe digitale werkomgeving. Eind 2019, begin 2020 vervangen wij onze computers door nieuwe faciliteiten conform het door SSC DeSom ontwikkelde werkconcept. Dit werkconcept biedt volop kansen om flexibeler te werken en meer samen te werken binnen de organisatie en in de regio.

De overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving is gerealiseerd. Daarmee is ook het project afgerond. We hebben het project binnen het door u beschikbaar gestelde krediet uitgevoerd.

Met dit project hebben we een moderne en digitale werkomgeving opgeleverd waardoor we plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Juist in deze coronatijd draagt dit enorm bij aan de continuïteit van onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers.

In 2020, 2021 en 2022 gaan wij gefaseerd onze werkplekken moderniseren. Om ruimte te creëren op de afdelingen, i.v.m. toename van het aantal medewerkers, gaan we over op kleinere werkplekken. Daarnaast richten we de nieuwe werkplekken in conform Arbo-eisen, gericht op informatiebeveiliging en sluiten de nieuwe werkplekken goed aan op de nieuwe digitale werkomgeving. Hiermee faciliteren we onze organisatie met een moderne werkplek.

De Coronacrisis en de daarmee samenhangende ervaringen van het thuiswerken hebben tot nieuwe inzichten geleid en daarom is besloten om de uitvoering van het project op te schorten. De Coronacrisis heeft duidelijk gemaakt dat plaats- en tijdonafhankelijk werken voor de nabije toekomst (2021) een te onderzoeken optie is.

In 2020 wordt een inwonerpeiling uitgevoerd waarbij ook de uitvoering van het collegeprogramma wordt meegenomen. Naast deze tweejaarlijkse peiling streven wij naar instrumenten en manieren om vaker themagericht de mening van onze inwoners te vragen. De uitkomsten van de peiling dragen bij aan de uitvoering van het collegeprogramma 2018-2022.

Wij hebben besloten om geen brede inwonerpeiling uit te voeren maar in de plaats daarvan het instrument "digitaal inwonerpanel" in te voeren. Het onderwerp evaluatie collegeprogramma is doorgeschoven naar 2021.

We zijn in 2020 gestart met invoering van een (digitaal) inwonerpanel. De onderzoeken die wij tot dan toe uitvoerden gingen veelal via een huis aan huis schriftelijke wijze. Passend bij deze tijd naar meer digitaal werken, zijn wij overgegaan naar een (digitaal) inwonerpanel. Inmiddels heeft dat geleid tot een panel van 900 inwoners. We hebben via ons inwonerpanel "Koggenland Spreekt" de inwoners hun mening gevraagd over inwonerparticipatie en de ombuigingen voor de begroting 2022. Deze laatste zijn meegenomen naar de voorbereiding op besluitvorming door de gemeenteraad.